Privacyverklaring

Artikel 1 — Wie zijn wij?

CompliReady is een SaaS-platform voor HR Compliance en Veiligheid & Arbo-beheer. Wij zijn gevestigd aan Admiraal Helfrichlaan 17, 6952 GB Dieren, KvK 42105384, BTW NL869756503B01. Contact: info@compliready.nl.

CompliReady treedt op als verwerker voor medewerkergegevens van klanten. De Klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar medewerkers.

Artikel 2 — Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Klantgegevens (contactpersonen en beheerders)

• Naam en functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Organisatienaam en -gegevens
• IP-adres en inloggegevens (versleuteld)
• Gebruiksgegevens en logbestanden

2.2 Medewerkergegevens (verwerkt in opdracht van de Klant)

• Naam, functie en afdeling
• E-mailadres en telefoonnummer
• Certificaten, diploma's en opleidingsgegevens
• BHV-status en bevoegdheden
• Aanwezigheids- en roosterinformatie
• Gegevens over persoonlijke beschermingsmiddelen
• Incidentgegevens

2.3 Minderjarigen

CompliReady is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik en richt zich niet op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Indien u van mening bent dat wij zonder toestemming gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact op via info@compliready.nl zodat wij deze informatie kunnen verwijderen.

Artikel 3 — Grondslagen en doelen

• 3.1 Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): leveren van de CompliReady-dienst.
• 3.2 Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): verbeteren dienst, voorkomen misbruik, beveiliging.
• 3.3 Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• 3.4 Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): nieuwsbrieven en marketingcommunicatie, indien de Klant hiervoor toestemming heeft gegeven.

Artikel 4 — Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij de Klant een andere termijn configureert of wettelijke verplichtingen anders voorschrijven:

• Klantgegevens (contactpersonen en beheerders): duur overeenkomst + 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Actieve medewerkergegevens: gedurende de looptijd van het gebruik van de Dienst door de Klant
• Certificaten en overige compliancebewijzen: zolang noodzakelijk voor de wettelijke of contractuele verplichtingen waarvoor zij zijn geregistreerd
• Gegevens van uitdienst getreden medewerkers: standaard 7 jaar na uitdiensttreding, tenzij de Klant een kortere termijn configureert binnen de grenzen van toepasselijke wet- en regelgeving
• Incidentregistraties: 5 jaar na registratie
• PBM-registraties: 5 jaar na verstrekking
• Logbestanden en audittrails: 2 jaar
• Back-ups: 30 dagen rollende retentie

De Klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor het bepalen van bewaartermijnen die passend zijn voor de eigen organisatie, en kan binnen de mogelijkheden van CompliReady afwijkende termijnen configureren of gegevens eerder laten verwijderen of anonimiseren.

Artikel 5 — Met wie delen wij uw gegevens?

TransIP B.V. — hosting van zowel de frontend applicatie als de database. Nederlands bedrijf, servers in Nederland. ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 gecertificeerd. Geen doorgifte buiten de EER.

Resend Inc. — transactionele e-mail. Verenigde Staten. Doorgifte op basis van Standard Contractual Clauses (SCC).

Betaling geschiedt via factuur. Er wordt geen externe betaalprovider ingeschakeld die persoonsgegevens van medewerkers verwerkt. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Artikel 6 — Doorgifte buiten de EER

Zowel de frontend als de database worden gehost in Nederland via TransIP B.V. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten Nederland of de EER plaats, met uitzondering van Resend Inc. voor transactionele e-mail — doorgifte op basis van Standard Contractual Clauses, gebaseerd op Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914.

Artikel 7 — Beveiliging

• TLS 1.2+ in transit (HTTPS)
• Wachtwoorden opgeslagen als bcrypt-hash, nooit in leesbare tekst
• Rolgebaseerde toegangsbeveiliging (Row Level Security)
• MFA beschikbaar voor alle gebruikers, verplicht voor beheerders
• Frontend en database gehost in Nederland via TransIP (ISO 27001, NEN 7510)
• Meerlaags back-upschema en jaarlijkse penetratietests door een onafhankelijke partij

Meer informatie: compliready.nl/trust-center.

Artikel 8 — Uw rechten

• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op dataportabiliteit
• Recht van bezwaar
• Recht om toestemming in te trekken

Voor medewerkergegevens richt u uw verzoek aan uw werkgever (de Klant). Verzoeken via info@compliready.nl. Wij reageren binnen 4 weken.

Artikel 9 — Cookies

CompliReady gebruikt uitsluitend functionele cookies (sessiecookies, authenticatie). Geen tracking- of advertentiecookies.

Artikel 10 — Klachten

Vragen of klachten? Mail info@compliready.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of 088-1805250.

Artikel 11 — Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te wijzigen. De actuele versie staat op compliready.nl/privacy. Wezenlijke wijzigingen communiceren wij per e-mail aan geregistreerde gebruikers.